Identifcatie

 

Nieuwe werknemers goed identificeren

 

Als werkgever moet u de loonadministratie goed op orde hebben. Als werknemers niet juist geïdentificeerd zijn, kan men forse naheffingsaanslagen krijgen.

 

Als werkgever bent u verplicht uw werknemers te identificeren. Daarmee wordt de identiteit van de werknemers vastgesteld en kunt u richting de Belastingdienst aantonen wie er bij u werkzaam is en voor wie u loonheffing heeft ingehouden en afgedragen.

De wijze waarop u deze identificatie uitvoert komt erg precies. De wet schijft duidelijk voor op welke wijze een werknemer moet worden geïdentificeerd.

 

Hoe moet dit?

U moet de identiteit van uw werknemer vaststellen VOOR zijn/haar eerste werkdag of op de eerste werkdag als u op deze dag de werknemer aanneemt.

 

  1. U vraagt de werknemer een origineel en geldig identiteitsbewijs te laten zien. Een rijbewijs is GEEN geldig identiteitsbewijs.
  2. Als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, gaat u na of, en onder welke omstandigheden, u de werknemer in Nederland mag laten werken.
  3. U controleer het identiteitsbewijs.
  4. U controleer of het identiteitsbewijs hoort bij de werknemer die het aanbiedt.
  5. U maakt een duidelijk leesbare kopie van het identiteitsbewijs en bewaart die in uw loonadministratie.

 

 

Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:

 

  • Is uw werknemer degene op de foto?
  • Kloppen de lengte en leeftijd?
  • Is het identiteitsbewijs nog geldig?
  • Om te controleren of de handtekening klopt laat u de werknemer een handtekening zetten

Direct vragen stellen