Verkoopfactuur

Waaraan moet uw factuur voldoen?

De belastingdienst heeft wettelijke eisen opgesteld voor wat u op een factuur zet, wanneer u ze verstuurt en aan wie u ze verstuurt.
Waarom? Deze facturen zijn het uitgangspunt voor uw omzet en de berekening van de BTW.

De eisen zijn afhankelijk van de hoogte van uw factuur.

Is uw factuur € 100,= of lager?
Als uw factuur minder dan € 100,= inclusief BTW bedraagt, dan mag u vanaf 2013 volstaan met een vereenvoudigde factuur.
Op deze factuur zet u in ieder geval de standaardgegevens, te weten: factuurdatum, de NAW (naam, adres, woonplaats) gegevens van de leverancier, de aard van de geleverde goederen of verrichte diensten en het te betalen BTW bedrag (of de gegevens waarmee uw klant het bedrag kan berekenen).

Is uw factuur hoger dan € 100,=?
Dan moeten volgende gegevens erop vermeld zijn:
– Wie verricht de prestatie? Naam en adres van uw bedrijf;
– Uw bankrekeningnummer*;
– De factuurdatum;
– Het unieke factuurnummer (nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend);
– Uw BTW nummer;
– Uw Kamer van Koophandel nummer;
– Wie neemt de prestatie af? Naam en adres van uw klant;
– Waaruit bestaat de prestatie? Een omschrijving, de hoeveelheid en de aard van het product of dienst die u heeft geleverd;
– Waar vindt de prestatie plaats?;
– Wie voldoet de btw aan de belastingdienst?
– De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop de vooruitbetaling is gedaan als die anders is dan de factuurdatum;
– De prijs exclusief en inclusief BTW;
– Het BTW bedrag.

Van elke factuur die u verstuurt moet u een kopie bewaren in uw administratie.
Voor de belastingdienst maakt het niet of u een electronische of een papieren factuur maakt. De eisen zijn hetzelfde.

De boete voor het uitschrijven van een foutieve factuur is maximaal € 5.278. Deze boete is voor de persoon of onderneming die de prestatie verricht. Hij is namelijk verplicht om de factuur uit te reiken. Rekt de afnemer de factuur uit namens degene die de prestatie verricht? Dan blijft degene die de prestatie verricht verantwoordelijk voor een correcte factuur.

Uitzonderingen:
In sommige gevallen moet u extra gegevens op uw factuur vermelden.

– Als u zelf de factuur uitschrijft in plaats van de leverancier. In dit geval moet u op de factuur de tekst vermelden: “factuur uitgereikt door afnemer”.
– Als een verleggingsregeling van toepassing is dan moet u de tekst vermelden: “btw verlegd”.
– Als een bijzondere btw-regeling van toepassing is vermeldt u “bijzondere regeling reisbureaus”
– Als een levering onder de marge regeling valt dan vermeldt u: marge regeling
– Als een bijzondere regeling van toepassing is, dan moet u dit ook vermelden zoals: “bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”, “bijzondere regeling – gebruikte goederen”, “bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”.

*Uw bankrekeningnummer:
Vanaf 1 februari 2014 zijn alle rekeningnummers over gegaan op het IBAN nummer. Dit geldt voor iedereen, dus zowel voor bedrijven als particulieren. Dit IBAN nummer bestaat uit 18 tekens.

Is de factuur voor een buitenlandse klant?
Als u levert aan een klant in een ander lidstaat van de EU, dan moet u op uw factuur ook het BTW nummer van uw klant vermelden. Soms geldt er een regeling waardoor uw klant de BTW betaalt. Vermeld dat dan ook op uw factuur.

Tijdstip van versturen van de factuur.
U moet uw factuur versturen voor de 15de van de maand NA de maand waarin u uw product of dienst heeft geleverd. Bijvoorbeeld: u levert goederen/diensten op 18 juni, dan verstuurt u uw rekening voor 15 juli.

Goederen en diensten aan particulieren

Verkoopt u goederen of diensten aan particulieren? Dan bent u niet verplicht een factuur uit te reiken, met uitzondering van de volgende situaties:
U bent een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken en ten minste 80% van uw afnemers is ondernemer.
U levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddelaan een afnemer in een ander EU-land.
Uw levering is een afstandsverkoop.

Welke ondernemers hoeven niet aan alle factuureisen te voldoen?

De volgende ondernemers hoeven geen facturen te maken die aan alle eisen voldoen:
ondernemers in taxivervoer en openbaar vervoer
ondernemers in de horeca
ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren
Bent u gedeeltelijk vrijgesteld, dan moet u voor de belaste goederen of diensten wel factureren.
ondernemers die vallen onder de landbouwregeling of de veehandelsregeling
ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen)
Zie hiervoor Factuur uitgereikt door afnemer op de site van de belastingdienst.

Direct vragen stellen