Identificatie werknemers
Als werkgever moet u de loonadministratie goed op orde hebben
Als werkgever dient u een volledige administratie bij te houden met de identiteit van uw werknemers. Daarmee kunt u richting de Belastingdienst aantonen wie er bij u werkzaam zijn en voor wie u loonheffing heeft ingehouden en afgedragen. Dit geldt ook voor buitenlandse werknemers en stagiairs. Er staan forse boetes op het ontbreken van de identiteitsgegevens van uw werknemer.
Daarnaast moeten uw werknemers altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen als zij aan het werk zijn. Krijgt u inspectie? Dan moet binnen 48 uur een kopie van het identiteitsbewijs kunnen laten zien. Deze regeling is met name in het leven geroepen om te voorkomen dat illegale buitenlandse werknemers aangenomen worden.
Hoe moet dit?
De gegevens over de identiteit van uw werknemer moet compleet aanwezig vóór het moment dat de eerste werkdag ingaat. Wat moet u in uw administratie aanwezig hebben:
- Een origineel en geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsbewijs! Na ontvangst dient u de identiteit te controleren. Vervolgens bergt u een kopie van het bewijs op in uw administratie.
- Als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, gaat u na of, en onder welke omstandigheden, u de werknemer in Nederland mag laten werken.
- U moet de gegevens tot vijf jaar na het eindigen van het contract bewaren.
- Het opvragen van een kopie hoeft alleen op het moment van indiensttreding. Dus op het moment dat het identiteitsbewijs is verlopen, hoeft u geen nieuwe kopie op te vragen.
Waar moet u op letten?
- Is degene op de foto de persoon die voor je staat?
- Is het identiteitsbewijs nog geldig?
- Kloppen de lengte en leeftijd van de persoon?
- Is de handtekening van de persoon dezelfde als op het arbeidscontract?
- Is werken binnen Nederland toegestaan? Voor alle lidstaten van de EU geldt vrij verkeer van werknemers. Werknemers uit een ander land zult u per land apart moeten beoordelen.
- Ook bij tijdelijke werknemers geldt dat u bovenstaande gegevens moet kunnen controleren.
Andere bruikbare sites over dit onderwerp:
Direct vragen stellen
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden om bijvoorbeeld uw salarisadministratie uit te besteden of uw aangifte loonheffingen te laten verzorgen? Of bent u op zoek naar een nieuwe salarisadministrateur in de regio Den Bosch? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 073-5119038 of vul het contactformulier in.
Wij streven ernaar om uw ingevulde contactformulier te beantwoorden binnen 24 uur. U bent overigens altijd welkom om geheel vrijblijvend een kopje koffie te komen drinken!