Kasboek bijhouden in 6 stappen: hoe doe je dat?

Iedere ondernemer komt ermee in aanraking: contante uitgaven en ontvangsten. Om inzicht in je zakelijke kosten en uitgaven te krijgen is het verstandig om een kasboek bij te houden. Er is echter nog een veel belangrijkere reden om een kasboek bij te houden: het is verplicht! De Belastingdienst controleert hier namelijk streng op. Heb je geen kasboek als je wel contante betalingen en ontvangsten hebt? Dan voldoe je niet aan de wettelijke administratieplicht! Dat betekent dat de Belastingdienst de administratie in de prullenbak mag gooien en je kasontvangsten mag gaan schatten (hier zijn tal van rechtzaken over gevoerd). En je raadt het natuurlijk al: die zijn altijd hoger dan de werkelijke ontvangsten die je hebt gehad!

In dit artikel leggen we uit hoe je het beste een kasboek kunt bijhouden in 6 super eenvoudige stappen!

1 Bewaar alle contant betaalde bonnen

Stap 1 is eigenlijk de meest eenvoudige: bewaren, bewaren en nog eens bewaren. Zodra je iets contant afrekent voor de zaak: vraag om het bonnetje en bewaar die! Als je dan vervolgens je administratie gaat bijwerken ga je eerst een schifting maken: alle contant betaalde bonnen op een stapel en alle bonnen die per bank betaald zijn op een andere stapel. Vervolgens ga je de stapel van de contant betaalde bonnen op volgorde van datum leggen. Tot zover stap 1. Niks moeilijks aan, toch?

2 Excel of schrijven?

Er zijn twee eenvoudige manieren om een kasboek bij te houden: het kan in Excel of je kunt het nog ouderwets opschrijven in een kasboek. Deze kun je vaak kopen bij de lokale boekhandel. Het nadeel van een kasboek op papier is dat je je geen fouten kunt permiteren. Maak je een schrijffout of vergeet je een bonnetje op te schrijven? Dan kun je het niet zomaar aanpassen. De Belastingdienst gaat er namelijk vanuit dat je dagelijks je kasboek bijhoudt en ook vergelijkt met het saldo aan contant geld dat in je bedrijf aanwezig is. Dan is het niet mogelijk dat je correcties maakt. Eenvoudiger is het om een kasboek in Excel bij te houden. Die laat vaak ook meteen zien wat het saldo na elke regel is.

Schrijf per bonnetje eerst de datum op en daarna het bedrag in de juiste kolom (uitgave of ontvangst). Meer hoef je niet te doen!

3 Negatief kasboek kan niet

Het beste kun je een kasboek vergelijken met een echte portemonnee met al het contant geld van je bedrijf. Haal je er iets uit? Dan moet je het opschrijven? Stop je er iets in? Ook opschrijven! Uiteindelijk moet het saldo van je kasboek gelijk zijn aan de waarde van het contant geld in deze portemonnee. Klopt dat niet, dan ben je waarschijnlijk iets vergeten op te schrijven in het kasboek!

Als we deze denkwijze doortrekken, dan kunnen we ook concluderen dat je geen negatief saldo kunt hebben. Negatief contant geld in je portemonnee kan namelijk ook niet! Goed opletten dus, dat je op tijd je kassaldo aanvult door geld van de bank te halen!

4  Natellen

Sluit je een periode af of werk je met meerdere mensen die toegang hebben tot je contant geld, dan is het verstandig om ook periodiek je geld na te tellen en dit te vergelijken met het saldo in je kasboek. Zo kun je achter kasverschillen komen. Zo wordt in winkels vaak de kas geteld om na te gaan of een van de cassières geen greep in de kas heeft gedaan. Daarnaast is het ook een goede manier om na te gaan of je kassa wel goed ingesteld staat (als je daar gebruik van maakt). Het zou namelijk zonde zijn als je kassa per ongeluk veel meer inkomsten laat zien, dan er werkelijk zijn geweest!

5 Let op contante stortingen

Heb je op enig moment te weinig geld op je bankrekening of wil je een deel van het contant geld afstorten? Dat kan eenvoudig door een opname van de kas in het kasboek op te schrijven. Dit geld breng je vervolgens naar de bank en dit wordt bijgeschreven op je bankrekening. Vergeet deze afstorting dus niet op te schrijven!

Er is wel een aandachtspunt waar veel ondernemers vaak de mist in gaan. Let erop dat je geen contant geld vanuit privé gaat afstorten als je dit niet kunt verantwoorden. De Belastingdienst zal namelijk snel vragen stellen waar dit geld vandaan komt. Heb je geen goed antwoord? Dan wordt er wederom gecorrigeerd door de Belastingdienst!

6 Begin de kas met een vast bedrag

Als je eigenaar bent van een winkel of bijvoorbeeld een café is het handig om de dag te beginnen met een vast rond bedrag in de kas/kassa. Dat telt makkelijker en zo zorg je er ook voor dat je niet teveel contant geld op voorraad hebt liggen. Dat is wel zo veilig i.v.m. diefstal. 

7 Let op met brandstof

Of Let op met brandstofbonnen die je contant afrekent. Hier kun je namelijk als ondernemer de btw niet van terug vragen. Meer informatie hierover vind je op onze pagina over de btw op brandstof.

Meer tips voor ondernemers? Lees ook eens onze andere artikelen:

• Eenmanszaak of BV? 10 tips
• 10 belachelijk eenvoudige tips voor een betere administratie

Na het lezen van deze handige tips benieuwd welke zaken wij voor je uit handen kunnen nemen? Kijk snel op een van de volgende pagina’s:

• Verzorgen loonadministratie
• Samenstellen van jaarrekeningen
• Het aanmaken en indienen van uw belastingaangiften