Mijn klant betaalt niet, wat nu?

Een eigen bedrijf runnen is heel leuk, maar soms kan het voor slapeloze nachten zorgen. Je bedrijf kan veel nieuwe opdrachten binnenhalen, maar je bereikt er niks mee als er niet betaald wordt. Want wat doe je als een klant niet betaalt? 

Vermeld de betalingstermijn

De eerste stap is om een uiterste betaaldatum op je factuur te vermelden. Zo schep je duidelijkheid richting je klanten. Houdt er rekening mee dat de wettelijke termijn vastgesteld is op 30 dagen. Dit betekent dus dat je factuur binnen 30 dagen betaald moet zijn, als je onderling niks hebt afgesproken. Je mag een termijn van maximaal 60 dagen aanhouden als je dit vermeldt in de overeenkomst en op de factuur. Het is dus slim om altijd een termijn te vernoemen op je facturen en je overeenkomsten. 

Check het risico van tevoren

Soms is het verstandig om bij grote opdrachten van tevoren te controleren of je klant wel voldoende middelen heeft om je factuur te kunnen betalen. Zo kun je bijvoorbeeld zien of een klant is financieel slecht weer zit. Je kunt gegevens over je klanten opvragen door onder andere hun laatste gedeponeerde jaarrekening op te vragen bij de Kamer van Koophandel.

Een andere mogelijkheid is om gegevens op te vragen bij het BKR. Op basis van deze gegevens kun je besluiten om de opdracht niet aan te nemen, omdat het risico te groot is dat je facturen niet betaald gaan worden. 

Houd een systeem bij

Om bij te houden of je klanten op tijd betalen is het belangrijk dat je inzicht krijgt. Dit systeem zal voor de meeste ondernemers hun debiteurenadministratie zijn. Tegenwoordig worden veel facturen in het boekhoudprogramma gemaakt. Deze worden dan direct verwerkt in de boekhouding, waarna je ook gelijk inzicht hebt in de betalingstermijn. Door een overzicht van je openstaande facturen kun je dan precies zien welke factuur voor welke klant hoeveel dagen openstaat. 

Daarnaast zijn er tegenwoordig mogelijkheden om facturen te versturen met een iDEAL-link. Uit onderzoek blijkt dat deze facturen sneller betaald worden, omdat dit eenvoudiger is voor de klant. Onze adviseurs kunnen u adviseren in het opzetten van uw administratie en de betalingstermijn te verkorten.

De eerste herinnering

Nadat de betalingstermijn is verstreken is het handig om contact met je klant op te nemen. Dit kan per telefoon of per e-mail. Vaak kiezen ondernemers ervoor om de factuur nogmaals in pdf op te sturen per e-mail. Het kan namelijk zijn dat er geen opzet in het spel is of dat de factuur niet ontvangen is.

Houd het dus vriendelijk en ga niet meteen met een deurwaarder dreigen. Probeer de klantrelatie in deze fase nog voorop te stellen, want er kunnen tal van ‘goede’ redenen zijn waarom je nog geen betaling hebt ontvangen. 

Probeer betalingsafspraken te maken

Na de eerste herinnering kan het zijn dat je klant nog steeds niet betaald heeft. Het kan zijn dat je klant aangeeft dat hij krap bij kas zit en daarom het bedrag niet kan betalen. Probeer in zo’n geval een betalingsregeling te treffen. Maak hierover duidelijke afspraken en leg deze ook schriftelijk vast!

Als je klant niet in financiële nood zit of de betalingsregeling niet nakomt, kun je besluiten om een incassobureau in te schakelen. Maak hierbij wel altijd de afweging of de kosten van het incassobureau opwegen tegen het openstaande factuurbedrag. Dit zal je relatie met de klant niet ten goede komen, maar een klant die niet wil betalen is toch helemaal geen goede klant?

Kortom: het kan soms best lastig zijn om je klanten tot betaling te laten overgaan. Houd hierbij in je achterhoofd dat je hard voor je geld hebt gewerkt en schroom niet om achter je eigen geld aan te gaan!