Let op met tankbonnetjes en btw

U bent ondernemer en u rijdt in een auto van de zaak. Dat betekent dus dat u de kosten van elke tankbeurt als aftrekbare kosten in uw boekhouding mag verwerken. Het opvoeren van tankbonnen ligt echter net wat gecompliceerder dan u denkt. Op het bonnetje van de tankbeurt staat namelijk niet uw bedrijfsnaam en het bijbehorende adres. 

De laatste jaren heeft er veel fraude met tankbonnen plaatsgevonden. De Belastingdienst is hierdoor actiever gaan controleren en legt regelmatig (hoge) boetes op. De enige toegestane betaalmiddelen om de btw op brandstof terug te vragen zijn een tankpas of een pinpas/creditcard die op naam van het bedrijf staan. Zo kan de Belastingdienst namelijk altijd zien voor welk bedrijf de tankbonnen bedoeld zijn.

Een tankpas is vaak de beste oplossing

Een tankpas staat op naam van uw bedrijf. Telkens wanneer u tankt, gebruikt u deze pas. Vervolgens krijgt u periodiek een overzicht met alle tankbeurten. Daarnaast ontvangt u een factuur met hierop de kosten per maand. Zo voorkomt u dat u tankbonnen per ongelijk kwijt raakt en dus de btw niet meer terug kunt vragen, omdat u geen bonnetje meer kunt tonen. In veel gevallen kunt u de tankpas ook gebruiken voor andere kosten voor uw auto. Zo kunt u bijvoorbeeld denken aan het laten wassen van uw auto, parkeren of het betalen van tol.

Vaak verdient u de kosten van uw tankpas terug doordat u geen bonnetjes meer kwijtraakt en deze dus niet kunt verwerken in uw administratie. Hierdoor is de btw niet meer terug te vragen. Het aanschaffen van een tankpas is dus het overwegen waard.

Maak een kopie van de tankbon

Bij een belastingcontrole wil de fiscus vaak de bonnen naast uw administratie leggen. Het vervelende van tankbonnetjes is echter dat deze na een tijdje vervagen en slecht of niet leesbaar worden. Maak daarom altijd een kopie van uw tankbonnetjes of sla deze digitaal op. Tegenwoordig is het zelfs mogelijk om uw facturen en bonnetjes in uw boekhouding te uploaden. Nog makkelijker dus!

Een gedeelte van de btw moet u terugbetalen

Gedurende het jaar mag u alle btw op brandstof terug vorderen van de Belastingdienst. De btw van alle tankbonnetjes vult u in op uw btw-aangiften.

Aan het einde van het jaar dient u echter een correctie te maken op de btw voor de kosten van uw auto. Dit komt doordat de Belastingdienst er vanuit gaat dat u de auto ook privé gebruikt. Stel dat u bijvoorbeeld uw auto voor de helft zakelijk en de helft privé gebruikt. In dat geval is de helft van de btw van de kosten van uw auto onterecht teruggevraagd bij de Belastingdienst. 

U dient een berekening te maken voor het gedeelte dat u uw auto privé gebruikt. In veel gevallen is dit een lastige en omvattende berekening. Hiervoor heeft de Belastingdienst een eenvoudigere rekentool in het leven geroepen: u mag 2,7% van de cataloguswaarde van uw auto berekenen. Dit bedrag dient u als af te dragen btw op te nemen in de laatste aangifte omzetbelasting van het jaar. Dit zal in veel gevallen in lijn liggen met de btw die ten onrechte in aftrek hebt genomen voor het privégebruik van uw auto. 

Meer tips voor ondernemers, lees ook eens deze artikelen:

• Wat is nou eigenlijk voordeliger? Een auto op de zaak of privé?
• 10 belachelijke eenvoudige tips voor een betere administratie
• Dé 10 dingen die je moet weten voor de keuze voor een eenmanszaak of BV

Heeft u vragen over het verwerken van uw tankbonnen? Wellicht heeft u tankbonnen contant betaald en wilt u deze toch verwerken in uw administratie. Neem contact op met een van onze adviseurs voor een gedegen advies!