10 tips voor een betere administratie

Iedere ondernemer is verplicht om een administratie bij te houden. Deze administratie dien je vervolgens ook nog jaren te bewaren, zodat de Belastingdienst deze kan inzien als zij dat willen. Voor veel ondernemers is de boekhouding echter een telkens terugkerend hoofdpijndossier. Wij geven je daarom de 10 beste tips om je administratie overzichtelijk en efficiënt bij te houden!

1 Plan vaste momenten in je agenda

Als ondernemer heb je waarschijnlijk een drukke agenda. Je houdt je daarnaast ook nog eens liever bezig met het ondernemen zelf, dan met het bijwerken van je administratie. Het hebben van een onderneming brengt echter ook deadlines met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan deadlines voor:

• Btw-aangiften die maandelijks of per kwartaal ingediend moeten worden
• Het overmaken van het salaris van je personeel
• Het indienen van je aangifte(n) inkomstenbelasting
• Het deponeren van je jaarrekening

Probeer stress rondom de deadlines te voorkomen door bijvoorbeeld elke week een uurtje in te plannen om je administratie bij te werken. Zo voorkom je dat je aan het einde van de maand of het kwartaal meteen een hele dag moet reserveren voor je boekhouding. Leg de deadlines vast in een planning en probeer wekelijks in kleine sessies naar deze deadlines toe te werken. 

2 Sorteer alle post

Niemand wil starten aan de boekhouding als alle documenten kris kras door elkaar liggen of niet eens compleet zijn. Niets is vervelender dan zoeken naar kwijtgeraakte facturen of post. Probeer een vaste werkwijze voor het openen en ordenen van je binnengekomen post aan te leren. Sorteer bijvoorbeeld alle inkoopfacturen in een map. Zodra je ze betaald hebt hang je ze in een andere map, op volgorde van leverancier en datum. Zo houd je overzicht welke facturen je nog moet betalen en zul je voorkomen dat je facturen kwijtraakt. 

3 Voorkom extra kosten door uitstellen

Het uitstellen van administratieve zaken kost je geld. Als je namelijk geen offertes uitbrengt, krijg je geen nieuwe klanten. Als je geen aanmaningen stuurt, moet je langer op je geld wachten. Daarnaast kan het te laat indienen van je belastingaangiften ervoor zorgen dat je boetes en extra belastingrente opgelegd krijgt. Probeer deze extra kosten te voorkomen door tijdig je zaken bij te werken. Het scheelt levert je namelijk indirect meteen geld op!

4  Automatiseren is tijd besparen

Veel administratieve processen zijn tegenwoordig te automatiseren. Zo werken wij met software waarin je als ondernemer je verkoopfacturen kunt maken, deze worden dan rechtstreeks geboekt in je administratie. Daarnaast is het ook mogelijk om je inkoopfacturen voortaan digitaal naar je boekhouding te versturen. Deze wordt door de software herkend en meteen verwerkt! Typ je nog handmatig alle bankmutaties over in je boekhouding? Niet doen! Ook hier zijn handige koppelingen voor die je uiteindelijk een hoop tijd besparen!

5 Stuur je bedrijf op basis van je cijfers

Door tijdig je administratie bij te werken heb je op elk moment van de dag inzicht in de prestaties van je bedrijf. Zo zou je bijvoorbeeld de volgende zaken kunnen inrichten:

• Een up-to-date overzicht van nog te ontvangen betalingen van je klanten. 
• De veranderingen in je omzet gedurende de afgelopen periode
• Heeft je bedrijf voldoende geld om alle kosten voor de komende periode te kunnen betalen?
• Een splitsing van de verschillende soorten omzet en de bijbehorende marge (als je bijvoorbeeld twee producten aanbied

6 Laat je administratie controleren

Als je besluit zelf je administratie te gaan bijhouden, loop je vroeg of laat tegen belastingwetgeving aan. Deze regels zijn vaak ingewikkeld en voor iemand die daar niet dagelijks mee werkt lastig toe te passen. In dit geval kan een beoordeling van de door jou geboekte administratie geen kwaad. Je adviseur kan je namelijk geld besparen en in veel gevallen verdient hij zichzelf terug. Daarnaast kan hij je bijstaan in vragen die bij je opkomen tijdens het bijwerken van je administratie.

Onze adviseurs zijn gespecialiseerd in het begeleiden van ondernemers die hun administratie zelf bijhouden, maar toch nog wat extra controle wensen. Daarnaast beslissen veel ondernemers om hun administratie in zijn geheel uit te besteden. Ook hierin ondersteunen wij ondernemers, zodat ze meer tijd hebben om te focussen op het ondernemen zelf. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. 

7 Houd gewerkte uren bij

Of je nu personeel in dienst hebt of een zzp’er bent. Een urenregistratie bijhouden is altijd verstandig. Op deze manier kun je namelijk je personeel aansturen op uren. Bijvoorbeeld door te kijken hoe productief zij zijn geweest of om te kunnen zien of je inschatting voor offertes juist is geweest (zijn er meer uren aan dat project besteed dan vooraf werd ingeschat). 

Voor een zzp’er is het aantal gewerkte uren van belang om aan te kunnen tonen of je meer dan 1225 uur in een jaar gewerkt hebt. Dit is namelijk het criterium om recht te hebben op bepaalde extra aftrekposten. Ook in dit geval kun je de gewerkte aantal uren indelen per project om zo te kunnen zien of je de juiste prijs hebt afgesproken met je afnemer. 

8 Laat klanten betalen via iDEAL

Uit onderzoek van MKB Belangen en stuurjerekening.nl is gebleken dat een factuur bijna 40% op dezelfde dag nog betaald wordt door particulieren als deze verstuurd wordt met een iDEAL-link. Bij normale facturen zonder iDEAL is dit slechts 5%. Maak je klanten het zo makkelijk mogelijk om te betalen. In dit geval kan namelijk de betaling direct aangeklikt worden en meteen betaald worden vanaf de telefoon. Dit is aantrekkelijker dan de gegevens op een later moment nog overtypen. 

Deze methode zal echter voornamelijk nut hebben bij particuliere of MKB-klanten. Bij grotere bedrijven moet de factuur eerst door andere personen in de organisatie geaccordeerd worden. Voorkom dus dat je lang moet wachten op je geld en maak het je klanten zo eenvoudig mogelijk!

9 Vraag je leveranciers om digitale facturen

Waarom zou je nog facturen per post willen ontvangen? Op dit moment is het mogelijk om je administratie grotendeels te automatiseren door bijvoorbeeld je inkoopfacturen digitaal te laten verwerken. Deze stuur je dan naar je boekhoudsoftware, waarna deze ze automatisch inleest. Voor je eigen administratie zou je altijd nog kunnen beslissen om de factuur alsnog te printen en fysiek op te bergen. 

10 Een opgeruimd kantoor

Houd je werkplek opgeruimd. Laat dus geen papieren slingeren, maar berg deze netjes op. Dit zorgt ervoor dat je minder snel dingen uit het oog verliest of kwijtraakt. Daarnaast zul je merken dat dit helpt om rust in je hoofd te houden. Maak een to do list voor alle dingen die je nog moet doen en werk deze stapsgewijs af. 

Meer tips voor ondernemers? Lees ook eens onze andere artikelen:

• Eenmanszaak of BV? 10 tips
• ZZP’er en je administratie

Na het lezen van deze handige tips benieuwd welke zaken wij voor je uit handen kunnen nemen? Kijk snel op een van de volgende pagina’s:

• Verzorgen loonadministratie
• Samenstellen van jaarrekeningen
• Het aanmaken en indienen van uw belastingaangiften